Что такое система электронного документооборота?
Система электронного документооборота или СЭД поможет организовать работу с электронными документами. Внедрение СЭД позволит управлять документами без бумажных носителей. Электронный документооборот разделяют на два вида: внутренний и внешний.
Виды систем электронного документооборота
Внутренний документооборот отвечает за работу с документами внутри вашей компании. Доступ к таким документам строго ограничен в соответствии с правами доступа и только сотрудниками компании.
Системы внешнего документооборота помогают обмениваться документами с контрагентами: клиентами, поставщиками, контролирующими органами. Обмен документами происходит по специальным каналам связи, которые гарантируют защиту информации.
Все электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), имеют такую же юридическую значимость, как бумажные. Такие документы можно предоставлять в контролирующие органы, контрагентам и использовать в суде. Использование электронных подписей на электронных документов при совершении гражданско-правовых сделок и при совершении иных юридически значимых действий закреплены в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи". А в приказе Минфина России N 174н прописан порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме с использование УКЭП.
Система электронного документооборота поможет Вам:
- Сократить издержки на ведение документооборота: оплата труда, почтовые пересылки, бумага, картриджи, место хранения документов и прочее.
- Сократить сроки закупок и расчетов с контрагентами.
- Согласовывать и подписывать документы из любой точки земного шара.
- Снизить количество ошибок, связанных с человеческим факторов, за счет автоматического формирования и получения документов.
- В целом повысить эффективность деятельности организации за счет оптимизации бизнес-процессов.
Система электронного документооборота обеспечивает?
- Отправка и получение практически всех видов документов по сделкам: договора, счета, акты, реализации, УПД.
- Документы автоматически, без ручного ввода, создаются в программе 1С.
- Все документы по контрагентам хранятся в программе 1С. В любой момент можно поднять архив.
- Документы отправляются в течение нескольких секунд.
- Гарантированная доставка документов. Вы видите все статусы документа в 1С.
- Настройка роуминга со всеми операторами ЭДО: Контур (Диадок), СБИС, VipNet, Сбер Корус и другие.
- Передача расчетных листков лично каждому сотруднику и получение подтверждений о их получении согласно ст. 136 ТК РФ.
- Подача заявления на отпуск.
- Запрос справок: 2-НДФЛ, с места работы, для визы, об использованных отпусках и другие.
- Уведомление и согласование с руководителем опозданий и отсутствий.
- Для работы не нужна программа 1С, доступ через клиент в браузере или мобильное приложение.
- Авторизация по логину и паролю, пароль задает сам пользователь, подтверждая по телефону, пароль пользователя не знает даже администратор.
- Сервис 1С:Отчетность встроен в 1С. Не требуется дополнительных настроек и установок.
- Отправка регламентированной отчетности и других документов в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, ФСРАР, РПН, ФТС, Банк России.
- Проверка отчетности перед отправкой в контролирующие органы.
- Неограниченное количество выписок ЕГРЮЛ.
- Загрузка документов из программ "Контур.Экстерн" и "СБИС". Обеспечивает хранение истории всех отправленных отчетов и их статусов в одном месте.
- Создание и ведение входящих, исходящих и внутренних документов, сопроводительной или сопутствующей документации.
- Настраиваемые шаблоны документов по вашим стандартам.
- Автоматическое заполнение шаблонов документов.
- Контроль версий документов. Всегда можно перейти к той или иной версии документа.
- Коллективная работа пользователей с документами.
- Согласование, утверждение и контроль исполнения документов в программе.
- Учет и контроль рабочего времени сотрудников.
- Автоматическая загрузка документов со сканера и из электронной почты.
- Централизованное безопасное хранение документов.
- Права доступа к документам для каждого сотрудника.
- Получение УПД с кодами маркировки с автоматическим созданием в 1С.
- Отправка данных о движении маркированной продукции в ЕГАИС, ВетИС (ФГИС "Меркурий"), ГИСМ, ГИС МТ ("Честный ЗНАК"), ГИИС ДМДК.
- Гарантированная доставка документов по защищенным каналам связи.
Важно! Принимать и продавать маркированные товары без электронного документооборота нельзя. Документы передаются только в электронном формате, а данные из них попадают в государственные информационные системы автоматически.
Внедрение системы электронного документооборота
Основные российские системы электронного документооборота выбрать:
Результаты внедрения системы электронного документооборота
Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.).
Быстрый обмен всеми документами по сделкам. Клиент получает счет на оплату или акты выполненных работ в течение нескольких секунд после отправки.
Руководитель может подписывать электронной подписью сразу группу документов Согласование, утверждение и контроль исполнения документов ведется в единой информационной системе.
Сдача отчетности в госорганы и обмен документами с контрагентами и государственными информационными системами.
Примеры внедрения и отзывов клиентов
ФКУ «ДЕЗЗ»
Торгово-производственный холдинг «Русклимат»
ООО «Ис-Автоматика»
АО «ЖТК», дочернее общество ОАО «Российские железные дороги»
Компания Haier
ООО «Штиль Зюдвест»
АО «КОНАР»
Группа компаний «Уральские кондитеры»
- Комплексная автоматизация производства
- Автоматизация организации производства
- Автоматизация производственной компании
- Автоматизация завода
- Автоматизация мебельного производства
- Автоматизация мебельного производства 1с
- Автоматизация асфальтного завода
- Автоматизация бетонного завода
- Автоматизация завода металлоконструкций
- Автоматизация производства табака
- Автоматизация производства альтернативного табака
- Автоматизация производства сигарет
- Автоматизация производства шуб
- Автоматизация производства обуви
- Автоматизация производства шин
- Автоматизация производства одежды
- Автоматизация производства ювелирных украшений
- Автоматизация производства фотоаппаратов
- Автоматизация производства лекарственных средств
- Автоматизация производства парфюма
- Автоматизация производства духов
- Автоматизация производства туалетной воды
- Автоматизация производства молочной продукции
- Автоматизация производства кресел-колясок
- Автоматизация производства велосипедов
- Автоматизация производства легкой промышленности
Мы перезвоним в течение 10 минут, ответим на все вопросы и подберем для вас оптимальное решение!
Курсы
Мероприятия
На вебинаре руководитель проектов по цифровизации делопроизводства совместно с менеджером по развитию среднего и крупного бизнеса расскажут участникам, на какие функциональные возможности 1С:Документооборот стоит обратить внимание при выборе оптимальной версии системы в соответствии текущим бизнес-процессам компании и с учетом плановых перспектив.
Вы узнаете применимые технологии, реалистичные временные границы и критерии оценки стоимости внедрения 1С:Документооборот, о которых не принято говорить вслух.
А также, как организовать плавную миграцию процессов из почты и "кабинетов" в систему, применяя структурный подход и не прерывая деятельность компании.
Приглашаем к участию функциональных заказчиков системы, а именно, руководителей внутренней юридической службы, АХО, финансовых директоров, главных бухгалтеров, руководителей ИТ и ключевых делопроизводителей.
На вебинаре 21 июня в 10:00 по мск эксперт Первого Бита разберет варианты перехода на конфигурацию 1С:ЗУП КОРП 3.1:
-
экстренное импортозамещение
-
плановый апгрейд с редакции 2.5
-
расширение возможностей ПРОФ версии
Рассмотрим основные преимущества редакции 3.1, критерии выбора между версиями ПРОФ и КОРП, а также поделимся практическими кейсами перехода, осуществлёнными для наших Заказчиков.
Вебинар будет полезен:
-
Генеральным директорам
-
Руководителям компаний
-
Специалистам по расчету заработной платы
-
Экономистам по труду и заработной плате
-
Руководителям кадровых служб и работникам отделов кадров
-
Специалистам по охране труда